Informativa sul trattamento dei dati personali – Dipendente

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679)

 

Gentile Dipendente

Associazione Istituto “REGINA VIRGINUM” (di seguito “Titolare”) tutela la riservatezza dei dati personali e garantisce ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione. Come previsto dal Regolamento UE 2016/679 (di seguito anche “Regolamento” o “GDPR”), ed in particolare dagli artt. 13 e 14, qui di seguito si forniscono all’interessato (il soggetto, cioè, cui i dati si riferiscono, di seguito anche “interessato”), le informazioni richieste dalla legge relative al trattamento dei propri dati personali.

 

CHI SIAMO

Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento, del Rappresentante e del Responsabile della protezione dei dati [art. 13, c. 1, lett. a) e b) – art. 14, c. 1, lett. a) e b)]

Associazione Istituto “REGINA VIRGINUM”, in persona del suo legale rappresentante pro tempore, con stabilimento principale in via Padre Michele Cannizzo N. 47 – 95041 Caltagirone, opera come Titolare del trattamento (di seguito “Titolare”) ed è contattabile ai seguenti indirizzi:

TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Nominativo	Associazione Istituto “REGINA VIRGINUM”
Indirizzo	Via Padre Michele Cannizzo N. 47, 95041 – CALTAGIRONE (CT)
E-mail	istreginavirginum@tiscali.it
PEC	istreginavirginum@pec.it
Telefono	0933/60256

L’Associazione Istituto “REGINA VIRGINUM” ha designato come Responsabile della Protezione dei Dati personali (RPD o DPO) SIAPA s.r.l. che è contattabile ai seguenti indirizzi:

RESPONSABILE PROTEZIONE DEI DATI
Nominativo	SIAPA S.r.l.
E-mail	dpo@siapa.it
PEC	siapa@pec.siapa.it
Telefono	0941/703040 – 3271008627

 

QUALI DATI TRATTIAMO

Categoria dei dati trattati [art. 14, c. 1, lett. d)]  /  Fonte dei dati personali [art. 14, c. 2, lett. f)]

Le categorie di dati che riguardano l’interessato e che vengono da noi trattate sono le seguenti:

Categoria di dati	Esemplificazione delle tipologie di dati	Fonte dei dati
Elementi di identificazione personale	Nome e Cognome – Sesso – Luogo di nascita – Data di nascita – Cittadinanza – Indirizzo privato – Indirizzo di lavoro – N° Telefono privato – Indirizzo posta elettronica	Acquisizione diretta dall’interessato
Numeri di identificazione personale	N° Codice Fiscale – N° Carta di identità – N° Carta sanitaria – N° Patente di guida – N° Posizione previdenziale – N° Posizione assistenziale	Acquisizione diretta dall’interessato
Informazioni su stato civile e famiglia	Appartenenti al nucleo familiare	Acquisizione diretta dall’interessato
Informazioni sul lavoro	Occupazione attuale – Occupazione precedente – Formazione professionale                           – Competenze professionali – Qualifiche professionali – Curriculum lavorativo	Acquisizione diretta dall’interessato
Informazioni su istruzione e cultura	Titolo di studi – Curriculum accademico	Acquisizione diretta dall’interessato
Elementi di identificazione finanziaria	IBAN – N° Conto corrente – Prestiti	Acquisizione diretta dall’interessato
Dati relativi alla salute	Stato di salute	Acquisizione diretta dall’interessato
Dati relativi alla vita sessuale o all’orientamento sessuale	Stato di gravidanza	Acquisizione diretta dall’interessato – Acquisizione presso terzi
Ulteriori dati particolari	Origini razziali – Adesione a sindacati – Convinzioni religiose	Acquisizione diretta dall’interessato – Acquisizione presso terzi
Dati relativi a condanne penali e reati	Carichi pendenti – Casellario giudiziale	Acquisizione diretta dall’interessato – Acquisizione presso terzi
Altri dati	Registrazioni audio/video – Foto	Acquisizione diretta dall’interessato

 

PER QUALI FINALITA’ CI OCCORRONO I DATI DELL’INTERESSATO

Finalità del trattamento e base giuridica [art. 13, c. 1, lett. c) e d) – art. 14, c. 1, lett. c) – art. 14, cc. 2, lett. b)] /  Conseguenze del rifiuto di fornirei i dati [art. 13, par. 2, lett. e)]

I dati dell’interessato servono al Titolare per le seguenti finalità

Finalità	Descrizione	Base giuridica	Conseguenze del rifiuto di fornire i dati
Gestione del rapporto di lavoro	Il trattamento dei dati personali dell’interessato avviene per dar corso all’esecuzione dell’assunzione e dell’adempimento degli obblighi legali e contrattuali, anche collettivi, connessi con il rapporto di lavoro, ivi inclusa l’elaborazione delle buste paga e il pagamento della retribuzione, i collegati adempimenti fiscali, contabili, assicurativi e previdenziali, la formazione anche ulteriore rispetto a quella obbligatoria per legge e per contratto, al fine di incrementare le capacità professionali del dipendente, nonché per l’espletamento di tutte le pratiche previste dalle normative vigenti in materia di sicurezza sul lavoro, trattamento dati personali e ambiente.	Esecuzione di un contratto (Art. 6, c. 1, lett. b)) Esclusione dal divieto di trattamento di dati particolari (Art. 9, c. 2, lett. b)) Obbligo legale (Art. 6, c. 1, lett. c)) Legittimo interesse del Titolare (Art. 6, c. 1, lett. f))	Impossibilità di procedere all’esecuzione del contratto e/o di dare esecuzione agli obblighi ad esso connessi.
Promozione delle attività dell’Associazione	Il trattamento dei dati personali dell’interessato potrà avvenire anche per finalità di promozione delle attività dell’Associazione, quali manifestazioni culturali, ricreative e sportive volte a migliorare l’integrazione e l’inclusione sociale, con la creazione e distribuzione di pubblicazioni su carta stampata (quali ad esempio riviste mediche e carta dei servizi) accessibili a chiunque ne faccia richiesta e la produzione e diffusione di materiale audiovisivo accessibile dai principali canali televisivi locali, sito internet, social media o supporti audiovisivi, mostre fotografiche.	Consenso [Art. 6, c. 1, lett. a)]	Impossibilità di pubblicare le immagini dell’interessato sul materiale promozionale dell’Associazione, ma ciò non pregiudica all’esecuzione del contratto e/o di dare esecuzione agli obblighi ad esso connessi.

 

A CHI COMUNICHIAMO I DATI

Comunicazione a terzi e categorie di destinatari [art. 13, c. 1, lett. e) ed f) – art. 14, c. 1, lett. e) ed f)]

I dati dell’interessato vengono comunicati a soggetti terzi prevalentemente allo scopo di espletare le attività inerenti al rapporto instaurato e/o rispettare determinati obblighi di legge. Nello specifico i dati vengono comunicati ai seguenti soggetti:

Categorie di destinatari
Liberi professionisti anche in forma associata – Studi legali	Banche o Istituti di credito
Enti assistenziali – Enti previdenziali	Esercenti la professione medica – Organismi del servizio sanitario nazionale – Personale paramedico
Organismi sindacali o patronali

Qualora i dati dell’interessato vengano comunicati a terzi o a Responsabili del trattamento, il Titolare imporrà il rispetto di misure tecnico-organizzative adeguate; il trattamento verrà limitato ai soli dati necessari all’esecuzione della prestazione richiesta.
Il Titolare non trasferisce i dati dell’interessato in paesi Terzi o ad organizzazioni internazionali. Se ciò dovesse essere necessario, per ragioni di natura tecnica od operativa, il Titolare si riserverà di trasferire i dati dell’interessato verso paesi dell’Unione Europea o verso paesi al di fuori dell’Unione Europea o organizzazioni internazionali per i quali sussistono decisioni di “adeguatezza” della Commissione Europea, ovvero sulla base di adeguate garanzie fornite dal paese in cui i dati devono essere trasferiti o sulla base delle specifiche deroghe previste dal Regolamento.

COME TRATTIAMO I DATI E PER QUANTO TEMPO

Periodo di conservazione [art. 13, c. 2, lett. a) – art. 14, c. 2, lett. a)]

Il trattamento dei dati, improntato ai principi fondamentali, potrà essere effettuato anche attraverso modalità automatizzate atte a memorizzarli, gestirli e trasmetterli ed avverrà mediante strumenti idonei, per quanto di ragione e allo stato della tecnica, a garantire la sicurezza e la riservatezza tramite l’utilizzo di idonee procedure che evitino il rischio di perdita, accesso non autorizzato, uso illecito e diffusione. I dati vengono raccolti, trattati, comunicati e conservati sia in modalità cartacea sia con strumenti elettronici, adeguati agli standard di sicurezza imposti dalla legge e protetti attraverso le misure tecniche ed organizzative adottate, costantemente monitorate ed adeguate, idonee a garantire la sicurezza e la protezione dei dati personali.

Il trattamento è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 punto 2) del “Regolamento” e precisamente: la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

I dati dell’interessato vengono conservati in archivi cartacei, informatici e telematici situati in paesi nei quali è applicato il Regolamento.

A meno che l’interessato non manifesti esplicitamente la propria volontà di rimuoverli, i dati personali a lui riferibili saranno conservati fino a che saranno necessari rispetto alle legittime finalità per le quali sono stati raccolti e precisamente:

Finalità	Periodo di conservazione
Gestione del rapporto di lavoro	I dati vengono conservati sino alla cessazione del rapporto di lavoro, salvo che i dati siano necessari per rispettare adempimenti imposti dalla legge (es. verifiche sulle attività formative svolte). Fini fiscali – I dati vengono conservati sino a che non vengono definiti gli accertamenti relativi ai singoli periodi d’imposta o decade il relativo potere Fini contabili – I dati vengono conservati per 10 (dieci) anni dalla data dell’ultima registrazione contabile Fini previdenziali – I dati vengono conservati sino a che non vengono definiti gli accertamenti relativi ai singoli periodi d’imposta o decade il relativo potere Formazione – 10 (dieci) anni per i corsi finanziati che possono prevedere verifiche ispettive ex post.
Promozione delle attività dell’Associazione	I dati vengono conservati per 5 (cinque) anni a partire dalla data di pubblicazione del materiale promozionale.

 

Sono fatti salvi i casi in cui si dovessero far valere in giudizio i diritti derivanti dal contratto; in tale circostanza, i dati personali dell’Interessato, più precisamente, quelli necessari per tali finalità, saranno trattati per il tempo indispensabile al loro perseguimento.

CHE DIRITTI HA L’INTERESSATO

Periodo di conservazione [art. 13, c. 2, lett. b), c), d) e f) – art. 14, c. 2, lett. c), d), e) e g)]

L’interessato potrà esercitare, in qualsiasi momento, nei confronti del Titolare, i diritti previsti dal Regolamento e di seguito elencati, inviando un’apposita richiesta con le seguenti modalità:

Modalità	Indirizzo
E-mail	istreginavirginum@tiscali.it
Posta elettronica certificata	istreginavirginum@pec.it
Sede legale – Stabilimento principale	Via Padre Michele Cannizzo N. 47, 95041 – CALTAGIRONE (CT)

In egual modo potrà essere esercitato il diritto di revoca del consenso.
Le eventuali comunicazioni e le azioni intraprese dal Titolare, a fronte dell’esercizio dei suddetti diritti, saranno effettuate gratuitamente. Tuttavia, se le richieste dell’interessato sono manifestamente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo, il Titolare potrà addebitare un contributo spese, tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti, oppure rifiutare di soddisfare le richieste stesse.

I diritti esercitabili dall’interessato sono i seguenti:

• diritto di accesso (art. 15 GDPR)
• diritto di rettifica (art. 16 GDPR)
• diritto di cancellazione (art. 17 GDPR)
• diritto di limitazione di trattamento (art. 18 GDPR)
• diritto alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR)
• diritto di opposizione (art. 21 GDPR)
• diritto di proporre un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (art. 77 GDPR)
• diritto a non essere sottoposto ad un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione (art. 22 GDPR)